Presentation Skill: 从学术到商业

人的通用能力包括“听说读写做”,单会做事是不够的。

做事能力是基础,已经被反复强调,我们从小到大都在刻意训练,也许早就过了那个飞速成长的区间 — 付出20%努力,就能获得80%收益,进入了边际付出收益递减的饱和区间。这也许就是所谓的瓶颈期,也是很多人说的,“谁不是刚开始都认真学习、努力工作?只是再怎么努力,也只是原地踏步,又如何说服自己继续投入呢?”面对一份考卷,5道题,每题20分,又何必全部时间都耗费在第一道题上呢?为了20分付出100%的时间。不如换个思路,每道题付出20%的时间拿80%的分数,最后总分是80分。

综合能力中,表达能力经常被忽视,尤其当“表达”等于“说”的时候,甚至会被诋毁。比如“巧舌如簧”,“巧言令色,鮮矣仁”,“敏于行而讷于言”。但它的确很重要。搞科研需要开题、答辩,学术交流需要口头报告,申请项目需要答辩。工作面试需要自我介绍,年终需要业绩汇报,启动项目需要立项报告。从学术报告,到商业融资,都需要说的能力。脱颖而出,意味着你要比别人更具优势,不然凭什么大家都很努力做事,大家都业绩优秀,就你升职加薪呢?

学术报告

刚念博士研究生的时候,导师Prof Z转发了一封邮件给全组,是斯坦福大学Prof. Arun Majumda关于如何做好一场学术报告的建议。Prof Z建议我们认真对待每次组会,练习自己的Presentation Skill。Prof. Mjumda的建议如下:

Scientific Presentation Tips From Prof. Majumdar:

Take your seminar very seriously, as if it is a job interview talk.

Believe me, your future job and career will depend on this!!  Here are some pointers:

  • Prepare a 30 min talk, which means at most 20 slides.
  • Provide a scientific context of your work, not just that you did something.  Always try to answer the hows and whys, and what is the big picture and what scientific or technological question you are answering?
  • Present your talk as if you are putting together an intriguing story. That is, anticipate questions that your audience may be thinking of and then answer them.
  • The goal of the talk is not to show how much you know, but to make sure your audience understands your message.  Put yourself in the audiences’ shoes and see whether you are putting them to sleep or simply annoying them. Don’t talk too fast, slow down.
  • The talk should have one clear message and all the slides should revolve around that single message or scientific question/puzzle.
  • Use pictures, animations, and graphics to make sure your audience understands your message.
  • Use equations only to drive the message or to emphasize the scientific context.
  • Use color to emphasize the message.
  • Put your work in perspective of past work (acknowledge others by names or papers) and clearly show what is new in your work.
  • Do not claim more than you should or can.  But claim what you rightfully deserve, i.e. what is new in your work with respect to others.
  • Make sure your viewgraphs are not crowded and all the writing is legible. Sometimes less is more, since it highlights your message.

Finally, remember your body language and enthusiasm is contagious and counts for more than you may think. Make eye contact with your audience and smile once in a while.  Vary your pitch and volume to keep your audience interested. Crack a joke if you need to, just to give your audience a break from some heavy science. Given all things equal, these intangibles could decide your future.

以上这些建议,我会时不时翻出来看看。

帮本科生准备毕业答辩,给过的最多一条建议是“讲清楚你解决了什么问题,而不是强调你多么努力做了多少工作”。这也是我念硕士时候Prof ZHH给的建议。

组会的时候,常遇到有的同学的报告题目就叫“Weekly Meeting YYYY/MM/DD”。讲这个星期做了什么实验,遇到什么问题,完全不像一个完整的报告,应付式地走过场。没有时间观念,10分钟能讲清楚的事,非得拖够30分钟,证明自己一个星期没偷懒。回答问题的时候,不是直接回答Yes or No,看听众的反应再决定是否需要进一步解释;而是先来一长段解释,最后要别人猜测答案。浪费自己的时间,也浪费别人的时间。

创业三问

商业的融资演讲跟学术报告类似,都是要回答听众关心的问题。花多少时间去强调自己所解决的问题的重要性,根据听众的背景与自己演讲的目的而定。做个类比,学术是“To P(Peer, 同行)”,商业可能是“To C”, “To B”, “To G (government)”, “To VC”。学术研究是为了让同行知道自己的工作,引起关注,即便不能引导出一个研究方向,也至少让别人做相关工作的时候,想起我们的paper,引用一下。还有另一个作用是同行交流,让有兴趣的PhD申请我们的博后,让有兴趣的研究人员找我们合作。

To C的商业融资演讲,要回答“创业三问”:(1)解决了什么问题,(2)谁买单,(3)护城河。一个合格的演讲,需要有理有据且连贯地把这三个问题解答清楚。

一个无关紧要的问题,它的解决方案也注定毫无价值。所以首先要讲清楚的是,为什这么问题重要,解决他的关键点是什么,如何判断是否已经解决,是否有客观评价标准,有没有立竿见影、消费者能立刻看到的效果,凭什么是你而不是其他人解决。

谁买单是指用户群体。只要解决真实痛点,才能在让用户掏钱。只有用户群体足够大,市场价值足够高,投资人才感兴趣。

护城河是指有没有技术壁垒,如何形成垄断,会不会轻易被别人抄走。最好能形成垄断。市场上没有公平竞争,要么你有技术产品优势,要么有流量,甚至政治垄断也行。谁要跟你公平竞争呢?凭什么有各种优势资源不用,而要跟你从零开始搞?要是你的水平超出别人一大截,就不存在竞争。就如Intel没把AMD当竞争对手,Google Search没有把Baidu当对手一样。

商业演讲会配合幻灯片(PPT, keynote),也称为商业计划书。PPT要强调清楚“关键问题”,表达要符合逻辑。以下附图是我们公司申请入住香港科园创业项目的演讲PPT(不含致谢及预备给问答使用的页面)。内容细节不重要,PPT之间的逻辑也许有参考价值。

试讲

试讲的目的不是为了熟悉讲稿,以不变应万变。而是要扔掉讲稿,把注意力放在其它地方,比如,语调、停顿、强调、肢体语言、眼神接触等等。想尽一切办法,吸引听众的注意力,让他们注意到你想强调的关键点。

人的大脑有带宽限制,不能同时处理太多信息。若是不熟悉演讲内容,那演讲的过程,大脑需要消耗全部带宽去思考接下来要讲什么。这种情况下,若是还去跟听众进行眼神接触,只会让自己慌神,一旦卡顿,就是会异常紧张,感觉时间好漫长。最后老老实实盯着PPT,背诵讲稿,赶紧结束,祈祷千万不要出什么乱子。

大脑习惯性地对熟知的内容熟视无睹,若是能提前试讲多次,那正式演讲的时候,就不用消耗大脑带宽去想下一句要讲什么,可以花注意力去带节奏,控制语速。在重点之前故意停顿,然后加重语气、变慢语速,说出自己想强调的重点。比如产品成败的关键点,比如产品的创新点,都需要让听众明确听进去。

所谓的试讲,是指真的站在投影仪面前,当真脱稿讲,当词汇、内容、逻辑、起承转合不再占用注意力的带宽时,我们才有脑力去临场发挥。要是只是自己私下对着电脑屏幕,自言自语地念讲稿,想象着演讲的各种情况,到了现场,还是会出很多状况。即便是激光笔的操控,若是不熟练,都可能会占用大脑带宽,影响现场的效果。

上周四,为了申请入住香港科学园的10分钟演讲,我自己在会议室练习了两个多小时,还请同事在下面听,练习眼神接触。周四的现场效果还不错。因为我对PPT的内容,页面衔接,什么地方该抛出问题,什么地方该停顿强调,什么地方该短句小结,都了然于胸,现场基本没有什么新的“意外信息”,所以10分钟的演讲控制得还不错。尤其是,当我真的不用对着PPT,而是看着场下的评委说内容,讲故事的时候,能看出来,他们真的在听,会点头附和,而不是翻看材料,或是读我的PPT。

虽然,这种商业演讲,人家最在乎的还是自己投的钱能不能挣回来,只要讲清楚自己的核心技术、团队优势、商业计划、商业模式,别人不会在乎你的口音、语调、手势。但若是我不当真花那么多时间去试讲,那我的演讲水平只能永远停留的低水平的层次,永远盯着PPT,期盼着快点结束,但是,演讲本来应该是一次展示自己但机会呀。还不如下些狠功夫,有一次,算一次,好好排练。

问答

回答问题的时候,首先要听清楚对方的问题,然后再回答。问答跟演讲一样,都是展示自己的机会。一方面要证明自己能听懂对方在说什么,另一方面还要证明自己各方面都考虑周到了。若是一问三不知,会给人很不好的印象:“我注意到的地方,你都没考虑清楚,那我没注意到的地方,会不会问题更多呢?”

要回答好问题,必须事前准备。把需要的素材放在PPT致谢页之后,以备问答环节使用。周四的现场,有个医生问,你血压算得是否准,会不会用户睡觉的时候误判,比如头压着手臂,错误报警,把用户叫醒,然后发现其实一切都很正常。这个问题,本质不是算法是否准,而是在真实的用户场景下,产品的适用性,跟我们提前准备的“False Positive and False Negative”,“Motion Artifacts”问题是一致的。回答的重点就不是测试数据的统计结果说很准,而应该是简要复述这个问题,然后说它属于某一类问题,我们不仅考虑过这些情况,而且还考虑了其它情况,balabala。告诉对方,我能懂你的担心,我们深入思考过这种情况以及其它相关的用户场景,有这么几个结论。

这里说的是,单会做事是不够的,还要会表达。在已经胜任自己工作的情况下,不妨花一些时间练习一下演讲能力。抓住与同事讨论问题的机会,有理有据有逻辑地陈述自己的观点。面对不同意见时,第一反应可以是先理解别人在说什么,简要复述对方的问题,然后再说自己的想法。这些都有助于锻炼表达能力。

2019/1/26, Sat

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